Etapes d'évolution des dossiers de transit

Foret feuillus JeanPierreMesnilL’objectif est de présenter toutes les opérations effectuées par un CAD ou un transitaire dans le cadre du transit export des bois. Nous pouvons scinder ces étapes en trois (03) à savoir : opérations préliminaires (I.1) ; formalités douanières proprement dite (II.2) et formalités après embarquement (II.3).

       I.1 Les opérations préliminaires au transit export des bois.

I.1.1 – Réception de la commande ; ouverture des dossiers des clients pour effectuer le transit ;
Il s’agit notamment de prendre les instructions suivantes nécessaires pour le transit export du bois:

  • Le nombre de colis,
  • Le volume et poids des bois à exporter;
  • La compagnie de transport retenue (DELMAS, MAERSK, SOCOMAR…) ;
  • Le navire qui embarquera ces marchandises et la date prévue ; le document de réservation (booking);
  • Le destinataire étranger ;
  • les références à y mentionner dans les certificats
  • La destination ;
  • L’origine et titre de provenance ;
  • Le type d’embarquement ;
  • Valeur de la marchandise (généralement par contrat FOB).


Toutes ces informations sont consignées dans un document  nommé OT « Ordre de Transit »

                  

I.1.2 – Etablissement d’une cotation

            Il s’agit pour le service transit selon les informations reçues pour le dossier à ouvrir d’établir un devis de coût estimatif que pourrait engendrer le dédouanement de la marchandise, à travers un formulaire conçu et qui reprend l’ensemble des prestations à accomplir, le client et même les services internes de l’entreprise ont déjà une idée de ce que cela couterait, l’avantage est de permettre la budgétisation facile des dépenses à engager. Cette cotation doit être validée au niveau interne par les différents responsables et transmis au client pour approbation. Toutefois, il reste entendu que ces couts de prestations pourront subir des modifications et variations selon l’évolution du dossier.

I.1.3 – Ouverture et traitement primaire du dossier ;

          Après avoir reçu toutes les références sur la commande du client, l’entreprise doit ouvrir  une chemise sur laquelle il  insère  sur la première de couverture, toutes ces indications. Aussi il crée et enregistre sur registre provisoire le Numéro affecté à ce dossier qui sera son identifiant jusqu’au bout du processus.

          Après ouverture de chaque dossier on procède à l’établissement de la facture à domicilier après détermination de la valeur FOB de la marchandise, établissement de l’ordre de transit, et la spécification des bois à déclarer.

          I.1.4 – Détermination de la valeur FOB et établissement de la facture à domicilier ;

          La valeur FOB de la facture est déterminée en fonction du prix unitaire en euro,  multiplié au volume de la marchandise. Le montant trouvé est multiplié par 655,957F CFA pour trouver le prix en FCFA. Pour remplir les formalités de transit, on joint à cette facture la spécification des bois, et le contrat de vente. Ensuite, l’ensemble permet l’établissement du bulletin de spécification (difort) des exportations auprès des agents des eaux et forêt.

Cette même facture établie en quatre exemplaires sera utilisée pour domiciliation pour la déclaration d’exportation. Afin d’obtenir de la banque et des services de change, un numéro de domiciliation et de change.

            I.1.5 – Établissement de l’ordre de transit ;

            Cette opération consiste à présenter une fiche qui donne l’ordre au commissionnaire agrée en douane de valider les marchandises pour lesquelles il effectuera le transit. Cette fiche contient, en plus des références du dossier reçu précédemment du client, les mentions spécifiques au vu de la particularité de certains dossiers.

I.1.6 – Saisie des différentes fiches de certificats :

  • Le certificat d’origine: il atteste l’origine du bois et apporte la preuve que le bois qui sera exporté a bien été produit dans le pays de l’exportateur.
  • Le certificat phytosanitaire : Il certifie la qualité du bois en relation avec les normes phytosanitaires du pays de destination.   
  • Le certificat de circulation des marchandises ou EURO : Ce document régit les relations commerciales entre deux groupes de pays (Exemple : l’Union Européenne et la CEMAC)

          I.1.7 – L’établissement du bulletin de spécification des bois à l’exportation :

Cette opération est effectuée par toute personne ayant la capacité. Elle consiste à déclarer aux Eaux et foret et à la Douane le volume, le poids et les essences à exporter.

            I.1.8 – L’établissement des maquettes BL

            Une opération d’exportation implique la relation commerciale entre deux pays ; et le point de liaison pour acheminer la marchandise du pays A au pays B nécessite le choix d’une solution transport. C’est à ce niveau, qu’intervient le transporteur. Faire transporter sa marchandise implique d’obtenir auprès d’une compagnie de transport une réservation d’espace dans un des navires sollicités. Il est question après confirmation du booking ou réservation, de produire dans la plupart des cas et directement la maquette de BL qui est un document qui retrace toutes instructions liées à l’expédition de la marchandise.

            Il convient de préciser l’importance que revêtent le type et le moyen d’embarquement choisi pour la marchandise à exporter. Généralement  ces précisions doivent être connues et portées dans l’instruction de transit à donner par le client au CAD. Pour le moyen et le mode, l’exportation de bois se fait régulièrement par voie maritime et par ricochet par navire la précision doit surtout être faite sur le type d’emballage. Nous notons ici deux cas généraux à savoir :

L’embarquement par conteneurs et l’embarquement par conventionnel (marchandises en vrac)

  • Embarquement en conventionnel
  • Formalités de réception et de stockage de bois dans un parc à bois

       Le traitement des exportations faisant l’objet d’un embarquement en conventionnel consiste à charger sur un navire les marchandises exempt d’emballage formalisé et standard à l’instar des conteneurs. Ces formalités sont généralement suivies par le service du parc à bois qui doivent préparer toute la documentation nécessaire pour réussir les déchargements au niveau du terminal parc à bois. Ce terminal dispose en effet de deux entités de stockage : parc commercial et parc d’embarquement, les bois peuvent être reçues au parc commercial tout comme au parc d’embarquement, tout dépendra de documents requis, et surtout de la situation du navire dans lequel les bois sont sensés embarqués.

          Préalables et formalités d’exportation des marchandises conteneurisées

  • Formalités d’empotage

          Les opérations d’empotage obéissent à la procédure suivante :

          Demande timbrée de vérification et d’empotage établie et adressée au chef de subdivision de brigade douane, assortie du respect des conditions liées au Travail Extra Légal accompagnée d’une spécification du bois.

Demande timbrée d’autorisation d’empotage et de reconditionnement (s’il y a lieu) au délégué départemental du ministère en charge des forets et de la faune accompagnée d’une spécification du bois et des lettres de voitures et des plombs.

Une fois les autorisations nécessaires obtenues, l’opération matérielle d’empotage est engagée avec la présence et le contrôle conjoint des agents de douane et ceux des forets et de faune cotés  à cet effet ; ils  procèdent  au dénombrement, à l’identification des marchandises au fur et à mesure de  leur chargement. L’opération matérielle s’achève par l’apposition des scellés et l’établissement immédiat du certificat et rapport d’empotage provisoire dont un exemplaire est remis séance tenante. Ce document est présenté ultérieurement en vue de l’obtention du certificat d’empotage définitif signe par le chef de brigade et les agents écoreurs ; le rapport d’empotage définitif, précédant celui du certificat.

  • Formalités avant l’entrée des conteneurs au terminal

Il a été institué par l’administration douanière  depuis fin 2013 la déclaration temporaire des produits destinés à l’exportation  nommé « Déclaration Modèle EX9 ». C’est une déclaration provisoire des droits ; taxes, redevances  et autres frais dus à l’exportation. La saisie et la validation se font à la diligence des CAD ; le responsable du transit a à sa charge les saisies et validations sur SYDONIA++

Ladite déclaration  est automatiquement dirigée au circuit Bleu et attribuée au chef de service de vérification et liquidation pour vérification sommaire. La déclaration EX9 doit être totalement  apurée dans un délai de 15 (quinze) jours à compter de sa validation par une ou plusieurs déclarations définitives.

  • Formalités de prises en charge

La validation des déclarations modèle EX9 ; doit être effectué  avant l’entrée du conteneur au port tout au moins au terminal à conteneurs. A ce niveau une autre procédure doit être observée ; il s’agit de l’introduction des références des certificats/rapports dans SYDONIA qui s’effectue dans les services des chefs de brigade conteneurs. Les documents à y joindre sont : la déclaration EX9+certificat et rapport et bordereau de spécification + 2 jeux de photocopies de tout l’ensemble.

  • Constatations d’entrée et accès au terminal à conteneurs

          Après saisie ; vint la constatation d’entrée. Il s’agit de se rendre à la Brigade des Accès  munis des documents cités plus haut qui se charge  d’assurer l’effectivité de la saisie dans SYDONIA ; vérifie la conformité des numéros de conteneur et scellés figurant dans SYDONIA, et effectue sans délai une constatation électronique d’entrée des conteneurs puis ils remettent une constatation d’entrée marquée sous copie bleue.

Le(s) conteneur(s) ne pourra avoir accès au terminal qu’en cas de concordance des informations issus de la plateforme SYDONIA  au niveau du point d’entrée DIT, concessionnaire du parc à conteneurs ; qui à son niveau délivré un « Bon d’Entrée Export (BEE) » après payement au préalable des factures liées au prestations d’acconage et de stationnements (éventuels)avenir.

L’opération pour l’obtention d’un BEE DIT se déroule de la manière suivante :

  • l’envoi par mail d’un fichier Excel des prévisions d’entrée et d’embarquement des conteneurs pour l’expédition concernée au soin des services de DIT ;
  • réception de confirmation de prévisions ;
  • l’envoi par mail de la maquette BL cachetée par la compagnie maritime ou son agent accompagnée d’une photocopie de la EX9+certificat+rapport d’empotage ;
  • facturation, payement et délivrance du BEE.

        Généralement, si aucune irrégularité n’est constatée le conteneur est admis au terminal après délivrance d’un procès-verbal de prise en charge.